Editar contrato de locação depois de ativo: o que muda no sistema, o que fica travado e o caminho certo para corrigir preço, frete, item ou prazo.
Editar contrato de locação depois que o equipamento saiu é um pedido de todo dia no balcão. O cliente pede desconto na segunda semana, o frete de retirada ficou mais caro porque a obra mudou de rua, a betoneira extra subiu no caminhão sem estar no papel. Se cada um desses ajustes for feito apagando e reescrevendo o contrato, a locadora perde justamente o que mais precisa numa cobrança: o histórico do que foi combinado.
Este artigo mostra o que faz sentido mudar num contrato ativo, o que não deve mudar e como o SIGLE separa as duas coisas.
Por que o contrato ativo não pode virar rascunho
O contrato ativo é o documento que o cliente assinou, e o termo de entrega registra o que saiu do pátio e em que estado. Se o sistema permitir trocar cliente, datas e endereço depois disso, o PDF que está na pasta deixa de bater com o que está na tela. Na hora de cobrar, ninguém sabe qual versão vale.
Por isso o caminho saudável tem duas regras:
- Dados gerais só mudam no rascunho. Cliente, modalidade, datas, endereço da obra, observações.
- Depois de ativo, só ajustes que deixam rastro. Desconto, frete, item a mais ou a menos, prorrogação, pagamento, devolução.
O que dá para editar em cada status
| Status | Dados gerais | Itens | Desconto e fretes | Prorrogar |
|---|---|---|---|---|
| Rascunho | Sim, tudo | Adicionar e remover | Sim | Não se aplica |
| Ativo | Não | Adicionar e remover item sem devolução | Sim | Sim |
| Devolvido parcial | Não | Não | Sim | Não |
| Devolvido | Não | Não | Sim | Não |
| Encerrado ou cancelado | Não | Não | Não | Não |
Os significados de cada status estão em status do contrato de locação.
Como editar contrato de locação no SIGLE
No rascunho: o lápis
Enquanto o contrato é rascunho, o botão de lápis no topo abre o formulário completo: cliente, diária ou mensal, datas, endereço de entrega, fretes, desconto e observações. É a hora de revisar tudo, porque depois da ativação esses campos travam. O rascunho também não ocupa estoque, então dá para montar com calma.
Desconto e fretes: o ajuste mais comum
No resumo financeiro do contrato existe o link Editar desconto e fretes. Ele abre um quadro com desconto geral, frete de entrega e frete de retirada, e o total é recalculado na hora. Funciona em qualquer status que ainda não foi fechado, inclusive depois da devolução, que é quando o frete de retirada costuma ser acertado. Encerrado ou cancelado, o contrato não aceita mais mudança de valor.
Esse é o caminho para o desconto negociado no meio da locação e para o frete que mudou. Se for desconto recorrente de contrato longo, vale ter a regra escrita, como em desconto na locação mensal.
Item a mais ou a menos
Com o contrato ativo, o botão de adicionar item continua disponível. O sistema confere se há unidade livre no período antes de reservar, e o total do contrato é refeito. O passo a passo completo está em adicionar equipamento ao contrato de locação.
Item que entrou por engano pode ser removido enquanto não teve nenhuma devolução. A remoção libera as unidades reservadas no estoque. Depois que parte do item voltou, o botão some: a partir daí o caminho é a devolução parcial, que deixa o termo assinado.
Mudar o prazo
Prazo não se edita, se prorroga. O botão Renovar do contrato ativo estende a data final, adiciona a cobrança do novo período e mantém o mesmo número de contrato. Veja em prorrogar contrato de locação.
O que NÃO dá para editar depois de ativo (e o que fazer)
| Situação | O que o sistema não faz | Caminho certo |
|---|---|---|
| Cliente errado no contrato | Trocar o cliente | Se o equipamento ainda não saiu, cancelar com motivo e criar outro contrato. Se já saiu, manter e acertar por aditivo assinado |
| Obra mudou de endereço | Trocar o endereço de entrega | Registrar o novo endereço por aditivo e ajustar o frete de retirada |
| Preço da diária mudou | Alterar o valor unitário do item | Usar o desconto geral, ou remover e lançar o item de novo se ainda não houve devolução |
| Contrato encerrado com erro | Editar valores | O proprietário reabre o contrato e faz o ajuste |
Cancelar, encerrar e reabrir ficam com o proprietário da conta. Atendente ajusta desconto, frete e itens, mas não desfaz contrato. A divisão de papéis está em permissões de usuário no sistema da locadora.
Boas práticas para não perder o histórico
- Revise o rascunho antes de ativar. Nove de cada dez correções viriam de um campo conferido com o cliente no balcão.
- Ajuste de valor sempre com motivo combinado. Desconto dado pelo WhatsApp fica fácil de provar se a conversa for guardada.
- Nunca cancele com o equipamento na obra. Cancelar libera as unidades no pátio, e o sistema passa a mostrar como disponível uma máquina que está na rua.
- Reimprima o PDF depois de mudar valor. O contrato de locação em PDF sai com o total atualizado.
No SIGLE, essas regras já vêm prontas: o contrato ativo trava o que precisa travar e deixa ajustar desconto, frete, item e prazo com o total recalculado na hora. Crie sua conta grátis, sem cartão e monte um contrato de teste para ver o fluxo do rascunho à devolução.
Perguntas frequentes
Dá para editar um contrato de locação depois de ativado? Em parte. Desconto, fretes, itens sem devolução e prazo podem ser ajustados. Cliente, datas e endereço só mudam enquanto o contrato é rascunho.
Como mudar o valor da diária de um contrato em andamento? O caminho mais simples é aplicar desconto geral. Se nenhuma unidade foi devolvida, também dá para remover o item e lançá-lo de novo com o valor novo.
Posso alterar o frete depois da devolução? Sim. Desconto e fretes podem ser ajustados até o contrato ser encerrado ou cancelado, e o saldo é recalculado na hora.
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