Prorrogar contrato de locação sem refazer papel nem perder o histórico: veja como estender o prazo, cobrar o período extra e evitar locação dupla.
Prorrogar contrato de locação é o pedido mais comum do balcão depois do próprio aluguel. A obra atrasou, a laje não curou, choveu a semana inteira, e o cliente liga pedindo "mais uns dias". Na maioria das locadoras, a prorrogação vira um rabisco no contrato de papel, uma linha nova na planilha ou, pior, só uma promessa de telefone. Três semanas depois ninguém sabe qual era o prazo, quanto foi cobrado e se aquele andaime já estava prometido para outro cliente.
Este artigo mostra o que precisa acontecer em toda prorrogação e como fazer isso no sistema em menos de um minuto, mantendo o mesmo contrato e o histórico completo.
O que muda quando você prorroga um contrato de locação
Prorrogar não é só trocar a data. Quatro coisas precisam andar juntas:
| O que muda | Por que importa | O que dá errado quando falta |
|---|---|---|
| Data de término | define quando o equipamento deve voltar e quando começa o atraso | a multa por atraso é cobrada sobre um prazo que já não vale |
| Valor do período extra | o cliente precisa saber quanto vai pagar a mais | cobrança esquecida ou discutida na devolução |
| Disponibilidade do equipamento | a unidade pode estar reservada para outro cliente depois do prazo original | duas obras esperando a mesma betoneira |
| Registro da prorrogação | prova do que foi combinado, com data e valor | palavra contra palavra se houver disputa |
Se a sua locadora combina prorrogação por padrão, a cláusula precisa estar escrita antes. As regras estão em contrato de locação com renovação automática. Aqui o foco é a execução: o cliente pediu mais prazo, e agora?
Passo a passo para prorrogar contrato de locação no SIGLE
No SIGLE, a prorrogação se chama renovação e fica dentro do próprio contrato. Nada de contrato novo, nada de número novo.
- Abra o contrato ativo. O botão Renovar aparece para quem tem permissão de gerenciar contratos, enquanto o contrato está ativo, inclusive se já venceu e o equipamento ainda não voltou.
- Informe a nova data de término. O sistema só aceita data posterior ao término atual.
- Confira o valor calculado. Se você deixar o campo de valor em branco, o sistema calcula o período extra com o preço de cada item do contrato, na mesma modalidade (diária ou mensal) e usando as regras de contagem e arredondamento que você definiu nas configurações da empresa. Se combinou outro valor com o cliente, como um desconto por fechar mais um mês, digite o valor combinado.
- Escreva uma observação. Por exemplo: "prorrogado a pedido do engenheiro, obra atrasou por chuva". Isso vale ouro numa discussão futura.
- Clique em Renovar. O contrato passa a ter o novo prazo, o valor da renovação entra na conta e o saldo é recalculado na hora.
Tudo acontece numa janela só, sem sair da tela do contrato.
O que o sistema faz por trás da prorrogação
Revalida o estoque no período estendido. Antes de salvar, o SIGLE confere se as unidades do contrato continuam livres até a nova data. Se outro contrato já reservou aquele gerador para a semana seguinte, a renovação é barrada e você fica sabendo antes de prometer ao cliente. É a mesma lógica da reserva de equipamentos, aplicada ao prazo novo.
Mantém o número e o valor original. Os itens e o valor fechado na assinatura não são alterados. O extra fica separado, na linha "Renovações" do resumo financeiro, e também aparece no PDF do contrato. O cliente vê exatamente o que foi contratado no início e o que foi somado depois.
Guarda o histórico de cada prorrogação. O contrato mostra um bloco "Histórico de renovações" com cada extensão: data anterior, data nova e valor. Se o cliente prorrogou três vezes, as três ficam registradas em ordem.
Recalcula saldo e prazo de atraso. Com a nova data de término, o contrato sai da lista de vencidos no painel e o alerta de vencimento de contrato de locação passa a considerar o prazo novo. A multa por atraso na devolução também passa a contar a partir da nova data.
Cobra só o que ainda está na rua. O valor calculado considera a quantidade de cada item que ainda não foi devolvida.
Três cuidados na prática
- Prorrogue antes de receber parte do material. Depois que uma devolução parcial é registrada, o botão de renovar deixa de aparecer. Se o cliente vai devolver metade dos andaimes e ficar com o resto por mais duas semanas, faça a renovação primeiro e registre a devolução parcial em seguida.
- Combine a prorrogação por escrito. O sistema registra, mas não avisa o cliente sozinho. Mande a confirmação pelo WhatsApp com a nova data e o valor, ou envie o PDF atualizado do contrato, que já sai com o prazo novo e a linha de renovações. A cláusula de prazo do PDF prevê que a prorrogação, por acordo entre as partes, é registrada como renovação do mesmo contrato.
- Receba o extra como qualquer pagamento. A renovação aumenta o valor do contrato, e o pagamento entra pelo mesmo caminho dos outros, com forma e referência. Se o cliente paga o período extra aos poucos, veja como funciona o pagamento parcial na locação.
O que o sistema não faz
Para não haver surpresa: o SIGLE não prorroga contratos automaticamente quando o prazo vence, não envia aviso de vencimento por e-mail ou WhatsApp ao cliente e não gera um termo separado de prorrogação. A prorrogação é uma ação sua, feita no contrato, e o registro fica no próprio contrato e no PDF.
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Se hoje a sua prorrogação mora num rabisco de papel ou numa célula de planilha, experimente o fluxo completo: crie um contrato, ative, renove por mais uma semana e veja o histórico e o saldo se ajustarem sozinhos. Crie sua conta grátis, sem cartão, e em dez minutos você tem o primeiro contrato renovado com o registro completo.
Perguntas frequentes
Prorrogar o contrato de locação gera um contrato novo? Não. No SIGLE o número do contrato é mantido, os itens originais não mudam e cada prorrogação fica no histórico de renovações com datas e valor.
Dá para prorrogar um contrato que já venceu? Sim, enquanto o contrato estiver ativo e o equipamento não tiver voltado. A nova data precisa ser posterior ao término atual, e o contrato sai da lista de vencidos.
E se o equipamento estiver reservado para outro cliente depois do prazo? O sistema confere a disponibilidade no período estendido e barra a renovação se houver conflito, antes de você confirmar o prazo novo ao cliente.
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