Adicionar equipamento ao contrato de locação ativo

Adicionar equipamento ao contrato de locação que já está ativo é uma das situações mais comuns do balcão. A obra alugou 2 betoneiras por 30 dias e, na segunda semana, o mestre de obras liga pedindo mais uma e um martelete. Na planilha, isso vira uma linha solta sem vínculo com o contrato original. No caderno, vira um rabisco na margem. E no fim do mês ninguém sabe se o martelete foi cobrado, desde quando e por quanto.

Este guia mostra como tratar o item extra do jeito certo: quando incluir no mesmo contrato, quando abrir um contrato separado e como fazer isso no SIGLE em menos de um minuto.

Mesmo contrato ou contrato novo?

A primeira decisão é de negócio, não de sistema. Use esta regra:

A regra de ouro é simples: se o item acompanha o prazo e o endereço do contrato, ele entra no contrato. Se tem vida própria, ganha contrato próprio.

Como adicionar equipamento ao contrato de locação no SIGLE

O botão Adicionar item fica na lista de equipamentos da tela do contrato e aparece enquanto o contrato está em rascunho ou ativo, para quem tem permissão de gerenciar contratos (quem define isso está em permissões de usuário no sistema da locadora).

1. Abra o contrato do cliente e clique em Adicionar item.
2. Escolha o equipamento. Assim que você seleciona, o sistema mostra quantas unidades estão livres no período do contrato.
3. Informe a quantidade.
4. Se quiser, preencha o valor unitário. Em branco, vale o preço de tabela do cadastro (diária ou mensal, conforme a modalidade do contrato).
5. Se houver, informe o desconto.
6. Clique em Adicionar. O item entra na lista, e o total do contrato e o saldo a receber são recalculados na hora.

O que o sistema faz por trás

• Confere o estoque. Em equipamento controlado por quantidade, se você pede 3 e só há 2 livres no período, o sistema barra e diz quantos estão disponíveis. É a mesma lógica que evita locação dupla, explicada em reserva de equipamentos.
• Reserva as unidades numeradas. Em equipamento com número de patrimônio, o sistema separa automaticamente as unidades livres, marca como locadas e mostra os códigos no item.
• Atualiza o PDF. O item novo passa a sair no contrato em PDF junto com os demais, com quantidade e valor.

Atenção ao valor: o período é o do contrato

Este é o ponto que mais gera cobrança errada, então vale entender bem. O item adicionado é calculado pelo período inteiro do contrato, da data de início à data de término. Se o contrato vai de 1 a 30 e o martelete sai no dia 15, o cálculo automático considera os 30 dias.

Exemplo com martelete a R$ 70 por dia num contrato de 30 diárias:

Os dois últimos chegam ao mesmo valor. Use o campo de desconto quando quiser manter tudo num contrato só, ou abra um contrato separado quando o prazo for muito diferente. O que não pode é lançar pelo preço de tabela sem conferir e mandar ao cliente uma cobrança por dias em que o equipamento estava no seu pátio. Se o cliente pediu preço especial, informe o valor unitário combinado em vez de usar o desconto. Para montar a política de desconto do balcão, veja desconto na locação mensal.

Removendo um item lançado por engano

Lançou o equipamento errado? Enquanto o item não teve nenhuma devolução, o link Remover fica ao lado do valor. As unidades numeradas voltam a ficar disponíveis e o total é recalculado. Depois que o item teve devolução parcial, a remoção é bloqueada para não apagar histórico.

Boas práticas no balcão

• Registre a vistoria de saída do item novo. O equipamento adicionado sai do pátio em outro dia, então merece fotos próprias. A vistoria de equipamento com foto é feita pelo celular e fica no mesmo contrato.
• Mande o contrato atualizado. O cliente precisa ver o item novo e o novo total. O PDF atualizado segue pelo mesmo caminho descrito em contrato de locação em PDF.
• Adicione antes de prorrogar. Se o cliente pediu item extra e mais prazo, inclua o item primeiro e depois faça a prorrogação do contrato, para que a renovação já considere a quantidade nova.

O que o SIGLE não faz aqui

Para não criar expectativa errada: o item adicionado não tem data de início própria dentro do contrato, então o ajuste de dias é feito pelo desconto ou pelo valor unitário, como mostrado acima. Também não há aviso automático ao cliente quando um item entra; o envio do contrato atualizado é feito por você. Depois que o contrato passa para devolvido parcialmente, o botão de adicionar item some, e o caminho passa a ser um contrato novo.

Se hoje o item extra vira anotação solta e cobrança esquecida, teste o fluxo com os seus próprios equipamentos. Crie sua conta grátis no SIGLE, sem cartão, cadastre um contrato de teste e adicione um item em menos de um minuto.

Perguntas frequentes

Posso adicionar equipamento a um contrato que já está ativo? Sim. No SIGLE, o botão Adicionar item funciona em contratos em rascunho e ativos. O sistema confere o estoque do período e recalcula o total e o saldo na hora.

O item adicionado é cobrado desde o início do contrato? O cálculo automático usa o período inteiro do contrato. Para cobrar só os dias em que o equipamento ficou com o cliente, use o campo de desconto, informe o valor combinado ou abra um contrato separado.

Dá para tirar um item que foi lançado errado? Sim, enquanto o item não teve nenhuma devolução. As unidades voltam a ficar disponíveis e o total é recalculado automaticamente.