Permissões de usuário no sistema da locadora: quem vê preço, quem cancela contrato e quem mexe no pátio, com os três perfis que resolvem na prática.
Definir permissões de usuário no sistema da locadora é a diferença entre dar acesso à equipe e entregar o negócio inteiro para qualquer um que sentar no balcão. Enquanto a locadora é o dono sozinho, todo mundo usa o mesmo login e ninguém pensa no assunto. No dia em que entram um atendente e um operador de pátio, a pergunta aparece de uma vez: o funcionário precisa ver o faturamento do mês? Pode cancelar um contrato? Pode dar baixa em um equipamento do patrimônio?
A resposta prática cabe em três perfis.
Os três perfis que resolvem a locadora
| Perfil | Quem é | Faz | Não faz |
|---|---|---|---|
| Proprietário | Dono, sócio, gerente | Tudo: contratos, valores, relatórios, cadastro de equipamentos, configuração da empresa | Nada fica bloqueado |
| Atendente | Balcão e telefone | Cadastra cliente, monta contrato, registra pagamento, faz entrega e devolução, vê valores | Cancelar contrato, cadastrar ou alterar equipamento, ver relatórios, mexer na configuração |
| Operador | Pátio, entrega, motorista | Vê clientes, equipamentos e contratos, faz entrega e devolução, mexe no estoque do pátio | Ver valores e preços, cadastrar ou alterar contrato, ver relatórios |
A diferença mais importante dessa tabela está na última linha: o operador de pátio não precisa ver preço nenhum. Ele precisa saber qual equipamento sai, para qual contrato e em que estado ele voltou. Tirar valores da tela dele reduz atrito na equipe e diminui o risco de negociação por fora.
Por que o atendente não deveria cancelar contrato
Cancelamento apaga a história. Se o atendente pode cancelar, o contrato problemático some antes de o dono ver, e junto com ele some a multa, a avaria e a conversa difícil. O mesmo vale para a exclusão de equipamento do patrimônio: só o proprietário tira um item do pátio.
A regra geral é simples de decorar: operação é do funcionário, dinheiro e patrimônio são do dono. Montar contrato é operação. Cancelar contrato, alterar preço de equipamento e ver relatório de faturamento não são.
Exceções individuais: quando o perfil não baste
Toda locadora tem um caso fora da régua. O atendente antigo, que está há cinco anos e resolve tudo, precisa ver o relatório. O motorista de confiança precisa lançar pagamento quando recebe na obra.
Para isso existe a exceção individual: mantém o perfil e libera (ou bloqueia) uma permissão específica só para aquela pessoa. É melhor que a alternativa comum, que é promover o funcionário a proprietário e abrir tudo de uma vez.
No SIGLE, é exatamente assim que funciona: cada pessoa entra por convite por e-mail com um dos três papéis (proprietário, atendente ou operador), e a permissão individual pode ser liberada por exceção, sem mudar o papel. O proprietário principal da empresa não pode ser rebaixado por outro usuário, o que evita o acidente clássico de alguém se trancar para fora do próprio sistema.
O que cada perfil vê na prática
- Pátio. Os três veem a situação das unidades, porque sem isso não dá para trabalhar. A visão do que está na rua é o coração da operação, como mostra o artigo sobre controle de pátio.
- Valores. Proprietário e atendente veem. Operador não.
- Relatórios. Só proprietário. É onde está o relatório de faturamento da locadora.
- Configuração da empresa. Só proprietário: dados, logo, modelo de documento.
Login compartilhado é o pior dos mundos
Vale dizer o óbvio, porque ainda é o mais comum: três pessoas usando o mesmo login resolve nada. Você perde a rastreabilidade (quem cadastrou esse contrato errado?), não consegue tirar o acesso de quem saiu da empresa sem trocar a senha de todo mundo e ainda abre a porta para o ex-funcionário continuar entrando do celular dele.
Cada pessoa com seu login custa nada e resolve os três problemas. Quando alguém sai, você remove aquele usuário e acabou.
Antes de contratar o primeiro funcionário
O momento de organizar isso é antes de a equipe existir, não depois. Se você está nessa fase, o custo real e o timing estão em primeiro funcionário da locadora, e os critérios de escolha do sistema que vai suportar isso estão no guia de sistema para locadora.
O SIGLE já vem com os três perfis prontos, convite por e-mail e exceção individual de permissão, para o balcão e para o pátio. Crie sua conta grátis, sem cartão de crédito, convide seu atendente e seu operador e veja cada um entrando na tela certa desde o primeiro dia.
Perguntas frequentes
Quantos perfis de usuário uma locadora pequena precisa? Três resolvem praticamente todos os casos: proprietário, atendente e operador de pátio. Mais que isso vira configuração que ninguém mantém.
O operador de pátio deve ver o valor da locação? Na maioria das locadoras, não. Ele precisa do que sai, para quem e em que estado voltou. Tirar o valor da tela dele evita negociação por fora e conversa desnecessária na entrega.
Como tirar o acesso de um funcionário que saiu? Remova o usuário da empresa no sistema, no mesmo dia do desligamento. É por isso que login compartilhado é um problema: com senha única, tirar o acesso de um significa trocar a senha de todos.
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