Status do contrato de locação: do rascunho ao encerramento

O status do contrato de locação é a informação que responde, em uma palavra, a pergunta que a locadora faz o dia inteiro: "esse equipamento está na rua, voltou ou já foi acertado?". No caderno ou na planilha, esse status mora na cabeça de quem atendeu. Quando a pessoa sai de férias, ninguém sabe se o contrato da construtora foi fechado ou só ficou esquecido na gaveta.

Este guia mostra os seis status de um contrato de locação, o que muda no estoque e no financeiro em cada um, e os erros mais comuns na hora de cancelar, encerrar ou reabrir.

Os seis status do contrato de locação

A regra que mais importa é a da terceira coluna. Só contrato ativo ou devolvido parcial segura equipamento no estoque. Rascunho não reserva nada, e é por isso que orçamento pode ficar em rascunho sem travar o pátio, como explicamos em reserva de equipamentos.

O caminho normal: do rascunho ao encerrado

1. Rascunho

É onde o contrato nasce. Você escolhe cliente, modalidade (diária ou mensal), período, endereço de entrega e itens. Pode corrigir tudo à vontade. Se o cliente desistir, o rascunho pode ser simplesmente excluído.

2. Ativo

Ao clicar em Ativar contrato, o sistema confere de novo se os equipamentos estão livres no período e reserva as unidades. Se outro contrato já pegou a mesma betoneira, a ativação é barrada com a lista dos contratos em conflito. A partir daqui o contrato tem número, PDF e termo de entrega. Ainda dá para adicionar equipamento ao contrato e prorrogar o contrato.

3. Devolvido parcial e devolvido

Cada retorno é registrado em Registrar devolução, com quantidade, estado de cada item e quem recebeu. Se ainda falta equipamento na rua, o status fica como devolvido parcial. Quando o último item volta, o status muda sozinho para devolvido. Se a devolução total vier depois do prazo, a multa por atraso é calculada conforme a regra configurada na empresa. O passo a passo da devolução está em termo de devolução de equipamento.

4. Encerrado

Aqui está o detalhe que confunde muita gente: devolvido não é encerrado. Devolvido diz que o equipamento voltou. Encerrado diz que o contrato foi acertado e fechado. Quando há saldo em aberto, o sistema avisa o valor antes de encerrar e pede confirmação. Assim você não fecha por engano um contrato que o cliente ainda não pagou.

Cancelar: quando usar e quando não usar

O botão Cancelar contrato aparece em rascunho, ativo e devolvido parcial. Ele pede um motivo obrigatório e libera na hora o estoque que estava reservado.

Use o cancelamento quando:

• O cliente desistiu antes de o equipamento sair do pátio.
• O contrato foi criado em duplicidade.
• A obra foi suspensa e o equipamento nem chegou a ser entregue.

Não use quando o equipamento está fisicamente na obra. Cancelar libera as unidades no sistema, e elas passam a aparecer como disponíveis no pátio enquanto ainda estão na rua. Nesse caso, o caminho certo é registrar a devolução quando a máquina voltar, mesmo que o cliente tenha desistido no meio do período. As regras comerciais para cobrar a desistência estão em política de cancelamento de locação.

Reabrir: corrigindo um engano

Encerrou cedo demais ou cancelou o contrato errado? O botão Reabrir contrato volta o contrato encerrado ou cancelado para ativo. Antes disso, o sistema confere de novo a disponibilidade e reserva outra vez o que ainda estava pendente. Se o equipamento já foi alugado para outro cliente nesse meio tempo, a reabertura é barrada, justamente para não gerar duas reservas da mesma unidade.

Quem pode fazer o quê

Cancelar, encerrar e reabrir são ações sensíveis, porque mexem em estoque e em dinheiro. No SIGLE, essas três ações ficam com o proprietário da conta. Atendentes criam e ativam contratos e registram devoluções conforme as permissões, mas não fecham nem desfazem contrato. Os detalhes dos papéis estão em permissões de usuário no sistema de locadora.

Existe ainda a exclusão definitiva, que apaga o contrato com itens, pagamentos e devoluções. Ela vem desligada por padrão e só aparece se o proprietário habilitar nas configurações da empresa. Mesmo assim, exige digitar o número do contrato para confirmar. Na prática, cancelar com motivo é quase sempre melhor do que excluir, porque preserva o histórico.

Erros comuns com o status do contrato

Status claro, pátio confiável

Quando cada contrato tem um status único e todo mundo da equipe vê o mesmo selo na lista, o pátio para de depender da memória de alguém. O status, a devolução e o saldo andam juntos, e o controle de pátio passa a refletir o que está de fato na rua.

O SIGLE já vem com esse fluxo pronto: rascunho, ativação com checagem de estoque, devolução parcial, encerramento com aviso de saldo e cancelamento com motivo. Crie sua conta grátis, sem cartão, e em poucos minutos você ativa o primeiro contrato e acompanha o status dele até o encerramento.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre contrato devolvido e encerrado? Devolvido significa que todos os equipamentos voltaram ao pátio. Encerrado significa que o contrato foi acertado e fechado. Um contrato pode estar devolvido e ainda ter saldo a receber.

Posso cancelar um contrato que já está ativo? Pode, com motivo obrigatório, e o estoque reservado é liberado. Só faça isso se o equipamento não saiu ou já voltou. Se ele está na obra, registre a devolução quando retornar.

Dá para desfazer um cancelamento? Sim. O contrato cancelado pode ser reaberto e volta a ficar ativo, desde que os equipamentos ainda estejam livres no período. Se outra locação ocupou as unidades, a reabertura é barrada.