Cadastro de clientes no sistema de locação: passo a passo

O cadastro de clientes no sistema de locação é a base de tudo que vem depois: contrato, cobrança, mensagem de WhatsApp e, no pior caso, cobrança judicial. Um cadastro com nome pela metade e telefone errado não faz falta no dia da retirada. Faz falta três semanas depois, quando a betoneira não voltou e ninguém sabe em que obra ela está.

Este guia mostra como fazer o cadastro no SIGLE, quais campos preencher sempre, como cadastrar um cliente novo no balcão sem travar a fila e o que fazer com quem não deve mais alugar. A parte de quais dados pedir e como tratá-los pela LGPD está em cadastro de cliente na locadora; aqui o foco é a tela do sistema.

Os campos do cadastro e quais são obrigatórios na prática

No SIGLE, só o nome é obrigatório pelo sistema. Os demais campos você decide, mas a experiência de locadora mostra quais fazem falta:

Para entender a diferença de exigência entre pessoa física e empresa, veja locação para pessoa física vs jurídica.

Passo a passo do cadastro de clientes no SIGLE

1. Decida se CPF ou CNPJ é obrigatório

Em Configurações da empresa existe a opção "Exigir CPF ou CNPJ no cadastro de cliente". Ligada, o sistema não salva o cliente sem pelo menos um dos dois documentos. Desligada, permite cadastrar sem documento. Recomendação: deixe ligada. A exceção de "depois eu pego o CPF" é justamente o cliente que some. As demais opções dessa tela estão em configurar o sistema de locação.

2. Preencha os dados pessoais

Em Clientes, clique em Novo Cliente, escolha física ou jurídica e preencha. CPF, CNPJ e telefone podem ser digitados com ou sem pontuação: o sistema guarda só os números e mostra com máscara.

O SIGLE não aceita o mesmo CPF ou CNPJ duas vezes na mesma empresa. Isso evita o clássico "João da Silva" cadastrado três vezes, cada uma com um contrato, e ninguém sabendo quanto ele deve no total.

3. Use o CEP para o endereço

Digite o CEP, clique em buscar (ou aperte Enter) e o sistema preenche logradouro, bairro, cidade e estado. Você completa número e complemento. Para endereço de zona rural ou loteamento sem número, marque "Não tem número" e o campo vira S/N.

Atenção: esse é o endereço do cliente, para cobrança. O endereço onde o equipamento vai trabalhar fica no contrato, como explicado em endereço da obra no contrato de locação.

4. Use as observações com critério

Observação boa é informação que muda decisão: "só o engenheiro Carlos autoriza retirada", "pagou com atraso em março, exigir caução", "indicação da construtora X". Observação ruim é opinião sem fato. Lembre que o cliente pode pedir acesso aos próprios dados.

Cadastro rápido no balcão, sem sair do contrato

O cliente novo chegou, a fila está andando e você está no meio do contrato. No formulário de contrato do SIGLE há o botão "Novo cliente", que abre um cadastro rápido com tipo de pessoa, nome e documento. O cliente é criado e já entra selecionado no contrato.

Depois que o equipamento saiu, volte ao cadastro completo e preencha telefone secundário e endereço. Faça disso uma rotina do fim do dia, não uma intenção.

Encontrando o cliente depois

A lista de clientes tem busca por nome, nome fantasia, e-mail, CPF, CNPJ ou telefone. Na prática, a busca por telefone é a que mais ajuda: o cliente liga, você digita o número que apareceu e encontra o cadastro. Na mesma lista há um botão de WhatsApp que abre a conversa com o telefone cadastrado, o mesmo usado para enviar contrato pelo WhatsApp.

A lista pode ser ordenada por nome ou por cidade, útil para quem atende mais de um município.

Cliente inativo: o jeito certo de "bloquear"

O SIGLE não deixa excluir cliente que já tem contrato. Faz sentido: apagar o cliente apagaria o histórico de quem alugou o quê. O caminho é mudar o status para inativo.

Cliente inativo continua na lista, com todos os contratos antigos preservados, mas não aparece na busca do formulário de contrato. Na prática, ninguém do balcão consegue fazer um contrato novo para ele por engano. Use para:

• cliente com dívida em aberto que você decidiu não atender mais;
• empresa que encerrou atividades;
• cadastro duplicado antigo, de antes da trava de documento.

Registre o motivo nas observações. Se a decisão for por inadimplência, combine com uma política clara de análise de crédito na locadora.

O que o cadastro do SIGLE não faz

Para não criar expectativa errada: o sistema não consulta SPC ou Serasa, não valida se o CPF existe na Receita (confere só a quantidade de dígitos e a duplicidade) e não guarda arquivos no cadastro do cliente. Documentos assinados e fotos ficam no contrato.

Faça o primeiro cadastro hoje

Quem já fez o cadastro de equipamentos no sistema de locação está a um passo do primeiro contrato: cadastre os 10 clientes que mais alugam com você, com documento e dois telefones, e o resto entra pelo cadastro rápido no balcão.

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Perguntas frequentes

Posso cadastrar cliente sem CPF no sistema de locação? No SIGLE, sim, se a opção "Exigir CPF ou CNPJ" estiver desligada nas configurações. Não é recomendado: sem documento, a cobrança de um equipamento não devolvido fica muito mais difícil.

Como excluir um cliente que já fez contrato? Não é possível excluir, para preservar o histórico. Mude o status para inativo: ele some da busca do contrato e não pode receber locação nova por engano.

O sistema avisa se o cliente já está cadastrado? Sim. O SIGLE bloqueia um segundo cadastro com o mesmo CPF ou CNPJ na mesma empresa e mostra o erro na hora de salvar.