Como configurar o sistema de locação: 10 ajustes

Configurar o sistema de locação é o passo que quase todo mundo pula. A pessoa cria a conta, cadastra uma betoneira, faz o primeiro contrato e só então percebe que o PDF saiu sem logo, que a diária foi contada de um jeito diferente do que ela cobra no balcão e que a multa por atraso não bate com o que está escrito no contrato de papel.

Dez minutos de configuração antes do primeiro contrato evitam semanas de retrabalho. Este guia mostra os 10 ajustes que valem para qualquer locadora e como cada um funciona no SIGLE, para você sair do zero já com as regras da sua casa.

Por que configurar antes do primeiro contrato

O sistema aplica as regras da empresa em tudo o que calcula: quantidade de diárias, total do contrato, multa, alertas. Se a regra estiver errada, o erro se repete em cada contrato novo. E contrato ativo com valor errado é conversa desconfortável com o cliente.

No SIGLE, as configurações ficam numa tela só, acessível pelo proprietário da conta. Atendentes e operadores não mexem nelas, o que evita alguém mudar a regra de multa no meio do mês. Quem pode fazer o quê está explicado em permissões de usuário no sistema de locadora.

Os 10 ajustes para configurar o sistema de locação

1. Dados da locadora

Nome, razão social, CNPJ (ou CPF, para quem ainda não abriu empresa), telefone, e-mail e endereço completo. O CEP preenche rua, bairro, cidade e estado. Nome, CNPJ, telefone e endereço saem no cabeçalho do contrato, do termo de entrega, do termo de devolução e do recibo. Contrato sem CNPJ e endereço da locadora perde força numa cobrança.

2. Logotipo

Aceita PNG ou SVG (também JPG e WEBP), até 2 MB. Prefira versão horizontal com fundo transparente. Sem logo, o PDF mostra a inicial do nome num quadrado, o que funciona, mas passa menos confiança para a construtora que recebe o documento.

3. Dia da entrega conta como diária

É a regra que mais gera briga no balcão. Ligada (padrão do setor), um contrato de 10/03 a 12/03 vira 3 diárias. Desligada, vira 2. Escolha a que você já pratica e deixe escrito no contrato. A discussão completa está em como calcular o preço da diária de locação.

4. Arredondamento do mês

Para contratos na modalidade mensal: "sempre para cima" cobra um mês cheio para 1 mês e 5 dias, virando 2 meses; "proporcional aos dias" cobra a fração, com mínimo de meio mês. Locadora que trabalha muito com obra longa costuma preferir o proporcional para não perder o cliente na virada.

5 e 6. Multa por atraso e tolerância

Três modos: não cobrar, diárias excedentes (o padrão, que cobra as diárias a mais pelos itens ainda não devolvidos, multiplicadas por um fator, 1,00 por padrão) ou percentual sobre o valor do contrato. A tolerância, de 0 a 60 dias, é descontada dos dias de atraso antes do cálculo. Com 2 dias de tolerância, quem devolve 3 dias depois paga 1 dia de multa. Antes de escolher, leia multa por atraso na devolução: a regra do sistema precisa ser a mesma do contrato assinado.

7. Alerta de vencimento

De 0 a 30 dias, padrão de 3. Define quando um contrato entra na lista "vencendo em breve" do painel. Quem aluga muito por diária usa 1 ou 2; quem trabalha com mensal para construtora usa 5 a 7 para ter tempo de negociar a renovação. Os detalhes estão em alerta de vencimento de contrato de locação.

8. Fotos de saída obrigatórias

Com essa opção ligada, o contrato só é ativado depois que alguém registra o estado dos equipamentos em foto. É o ajuste que mais protege a locadora na hora de cobrar avaria, e o que mais vale ligar desde o primeiro dia. Veja como a vistoria funciona em vistoria de equipamento com foto.

9. CPF ou CNPJ obrigatório no cadastro de cliente

Ligado por padrão. Desligue só se você atende muito cliente de balcão que não quer informar documento, sabendo que isso enfraquece qualquer cobrança futura.

10. Cláusulas do contrato

O texto que você colar aqui é impresso no PDF de todos os contratos: responsabilidade por avaria, multa, caução, uso adequado, foro. Se ainda não tem um texto próprio, parta das cláusulas essenciais no contrato de locação de equipamentos e revise com seu advogado.

Um ajuste a mais: excluir ou só cancelar

Por padrão, contrato já ativado não pode ser apagado, só cancelado, e o histórico fica guardado. Existe uma opção para permitir a exclusão definitiva. Deixe desligada: contrato apagado é contrato que some da conta de faturamento e do histórico do cliente.

O que a configuração não faz

Para não criar expectativa errada: a numeração do contrato é automática, sequencial por ano (2026/0001, 2026/0002), e é gerada quando o contrato é ativado. Não há modelos de contrato diferentes por tipo de equipamento; as cláusulas são uma só para a empresa. E o sistema não envia aviso de vencimento por e-mail ou WhatsApp, o alerta aparece no painel.

Configure hoje e faça o primeiro contrato

Com os 10 ajustes feitos, o próximo passo é cadastrar os equipamentos e emitir o primeiro contrato já com logo, cláusulas e regras de cobrança da sua locadora. O teste é grátis, sem cartão, e dá para fazer tudo isso na mesma tarde.

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Perguntas frequentes

Posso mudar as configurações depois de começar a usar? Pode. As regras novas passam a valer para os cálculos feitos dali em diante. Por isso vale definir antes do primeiro contrato, para não ter contratos com regras diferentes.

Funcionário consegue alterar a regra de multa? Não. A tela de configurações da empresa é restrita ao proprietário da conta. Atendentes e operadores usam as regras, mas não mudam.

Preciso ter CNPJ para configurar o sistema de locação? Não. Quem ainda trabalha como pessoa física pode informar o CPF no cadastro da locadora e usar o sistema normalmente. O cabeçalho dos PDFs mostra nome, telefone e endereço; o CNPJ aparece quando for preenchido.