Cadastro de equipamentos no sistema de locação sem dor: quando numerar por unidade, quando contar por quantidade e como gerar 50 patrimônios de uma vez.
O cadastro de equipamentos no sistema de locação é a etapa que mais assusta quem está saindo do caderno. A imagem que vem à cabeça é a de passar um fim de semana digitando betoneira por betoneira, andaime por andaime. Na prática, com a estrutura certa, uma locadora pequena cadastra o pátio inteiro em uma tarde. O segredo está em duas decisões que vêm antes de digitar qualquer coisa: o que é equipamento e o que é unidade, e o que se controla por número e o que se controla por quantidade.
Este guia mostra essas decisões e o passo a passo dentro do SIGLE, incluindo o cadastro em lote que gera dezenas de patrimônios de uma vez.
Equipamento e unidade não são a mesma coisa
O erro clássico é cadastrar "Betoneira 1", "Betoneira 2" e "Betoneira 3" como três equipamentos diferentes. Funciona até o dia de mudar o preço: são três cadastros para editar, três lugares para errar.
O jeito certo separa dois níveis:
- Equipamento (ou produto): o modelo, com nome, categoria, preço da diária e preço mensal. Exemplo: "Betoneira 400L".
- Unidade: cada máquina física daquele modelo, com código próprio, patrimônio, número de série e estado. Exemplo: BET-001, BET-002, BET-003.
O preço fica no equipamento, então mudou a tabela, muda em um lugar só. O histórico, o estado e a situação ficam na unidade, então você sabe exatamente qual betoneira está na obra e qual está na oficina.
Número de patrimônio ou quantidade: como decidir
Nem tudo precisa de número individual. Numerar 800 peças de andaime uma por uma é trabalho que ninguém mantém.
| Tipo de item | Como controlar | Exemplos |
|---|---|---|
| Alto valor, manutenção individual | Unidade numerada | Betoneira, gerador, plataforma, compactador, compressor, martelete |
| Volume, peças iguais e baratas | Quantidade | Andaime, escora, sapata, rodízio, forcado |
| Acessório que sai junto | Quantidade | Mangueira, extensão, disco, ponteira |
A regra prática: se você já perguntou alguma vez "qual delas deu problema?", o item precisa de número. Se a pergunta é sempre "quantas saíram?", quantidade resolve. Para o padrão de codificação (prefixo, dígitos, etiqueta que aguenta canteiro), veja controle de patrimônio na locadora.
Cadastro de equipamentos no sistema de locação, passo a passo
No SIGLE, o cadastro segue a ordem acima: primeiro o equipamento, depois as unidades.
1. Cadastre o equipamento
Preencha nome, código (que vira o prefixo do patrimônio, como BET), categoria, descrição, preço da diária e preço mensal. Esses dois preços são os que o sistema puxa automaticamente quando você adiciona o item a um contrato, conforme a modalidade escolhida.
Em seguida, a escolha que importa: marque "Este equipamento tem unidades numeradas" para itens de valor alto. Deixe desmarcado para itens de volume e informe a quantidade total em estoque.
2. Gere as unidades em lote
Com o equipamento numerado salvo, a tela dele oferece dois botões: "Cadastrar unidade", para uma máquina de cada vez, e "Cadastrar em lote". No lote você informa:
- Prefixo: já vem preenchido com o código do equipamento.
- Quantidade: até 200 unidades por vez.
- Início: o primeiro número da sequência. Útil quando você já tem BET-001 a BET-010 e comprou mais cinco: comece em 11.
- Dígitos: quantos dígitos o número terá (3 gera BET-001; 4 gera BET-0001).
- Estado: novo, bom, regular ou ruim, aplicado a todas do lote.
Um clique em "Gerar unidades" e as 12 betoneiras aparecem, todas como disponíveis. Se algum código já existir, o sistema pula esse código, cria os outros e avisa quais foram ignorados, sem duplicar nada.
3. Complete o que for individual
Patrimônio da nota fiscal, número de série e observações são editados unidade por unidade, na hora que for conveniente. Não precisa travar o cadastro por isso: a locadora pode começar a alugar no mesmo dia e completar a série na semana seguinte.
4. Confira o estoque
Para equipamento numerado, a quantidade em estoque é calculada automaticamente pelas unidades cadastradas. Unidade em manutenção ou baixada sai da conta de disponíveis, como explicado em equipamento em manutenção: tire do estoque no sistema. É essa conta que alimenta a consulta de disponibilidade por período na hora de montar o contrato, detalhada em reserva de equipamentos.
Quanto tempo leva
Uma locadora com 15 modelos de equipamento, 60 máquinas numeradas e andaimes por quantidade leva, em média:
- 15 a 20 minutos para cadastrar os modelos com preço;
- 10 minutos para gerar todas as unidades em lote;
- o tempo do inventário físico, que é o que realmente demora e deve vir antes.
Se você está migrando de planilha ou caderno, siga a ordem do checklist de migração do caderno para o sistema: inventário, cadastro de equipamentos, clientes e só depois contratos em aberto.
Erros que dão retrabalho
- Cadastrar antes de contar o pátio. O sistema vai mostrar 12 betoneiras disponíveis quando três estão na rua.
- Numerar andaime peça por peça. Controle de volume é por quantidade, como mostra o guia de sistema para locadora de andaimes.
- Um preço só para diária e mês. Preencha os dois; o mensal quase sempre sai por 10 a 12 diárias.
- Prefixos ambíguos. BET para betoneira e BT para bomba de concreto é pedir confusão. Use prefixos de três letras bem diferentes.
Comece o cadastro hoje
O cadastro é a parte chata que destrava todo o resto: contrato em PDF com patrimônio, controle de pátio, devolução com estado por unidade. No SIGLE, você cria a conta grátis, sem cartão, cadastra o primeiro equipamento, gera as unidades em lote e emite o primeiro contrato na mesma tarde.
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Perguntas frequentes
Dá para cadastrar muitas unidades de uma vez? Sim. O cadastro em lote gera até 200 unidades por vez a partir de um prefixo, um número inicial e a quantidade de dígitos, como BET-001 a BET-050.
Preciso ter o número de série de tudo antes de começar? Não. O código da unidade é o que o sistema exige. Patrimônio da nota e número de série podem ser completados depois, unidade por unidade.
Andaime precisa ser cadastrado peça por peça? Não. Itens de volume são cadastrados com controle por quantidade: você informa o total em estoque e o sistema desconta o que sai em cada contrato.
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