Relatórios do sistema de locação: faturamento, ocupação, inadimplência e ranking de clientes. O que cada um mostra e a decisão que ele ajuda a tomar.
Os relatórios do sistema de locação são o motivo pelo qual muito dono de locadora troca o caderno por software, e também o motivo pelo qual muitos se decepcionam: abrem uma tela cheia de gráfico e não sabem o que fazer com ela. Relatório bom é aquele que responde a uma pergunta que você já faz toda semana. Quanto entrou? O que está parado no pátio? Quem está devendo? Quem é o cliente que não posso perder?
Este artigo mostra os quatro relatórios que respondem a essas perguntas, como eles funcionam no SIGLE e o que fazer com o número que aparece.
Os 4 relatórios do sistema de locação e a pergunta de cada um
| Relatório | Pergunta que responde | Com que frequência olhar |
|---|---|---|
| Faturamento | Quanto dinheiro entrou de fato em cada mês? | Mensal |
| Ocupação de estoque | Quanto de cada equipamento está na rua hoje? | Semanal |
| Inadimplência | Quem está com equipamento na rua, vencido e devendo? | Diário ou semanal |
| Ranking de clientes | Quem mais alugou nos últimos 90 dias? | Mensal |
No SIGLE, os quatro ficam no menu Relatórios, em abas. Só quem tem o papel de proprietário vê essa tela, porque ela mostra valores e clientes da empresa inteira; atendente e operador seguem com o acesso do dia a dia, como explicado em permissões de usuário no sistema da locadora.
Faturamento: o que entrou, não o que foi alugado
A aba de faturamento mostra o valor recebido em cada um dos últimos seis meses, somando os pagamentos lançados nos contratos pela data do pagamento, e o total do período. É regime de caixa: um contrato de R$ 5 mil fechado em setembro e pago em outubro aparece em outubro.
Isso é proposital. Para a locadora pequena, a pergunta que tira o sono é "quanto dinheiro entrou", não "quanto eu aluguei no papel". Se quiser um período diferente ou separar por forma de pagamento (Pix, dinheiro, boleto, cartão), a tela de Pagamentos filtra por datas e forma e mostra o total do período.
O que fazer com o número: comparar mês a mês e cruzar com as despesas. O roteiro completo de fechamento está em relatório de faturamento da locadora.
Ocupação de estoque: o retrato do pátio hoje
Para cada equipamento ativo, a aba mostra quantas unidades você tem, quantas estão locadas e o percentual de ocupação. Unidade em manutenção não conta como locada, então ela derruba a ocupação, e é bom que derrube: equipamento parado na oficina também não gera receita.
Esse relatório é uma foto do dia, não uma média do mês. O jeito certo de usar é olhar sempre no mesmo dia da semana e anotar. Quatro semanas seguidas com betoneira acima de 80% é sinal de que está perdendo cliente por falta de máquina. Abaixo de 40% por meses, é capital parado. A conta completa está em taxa de ocupação dos equipamentos.
Inadimplência: equipamento na rua, vencido e com saldo
A aba lista os contratos que ainda estão com equipamento na obra (ativos ou com devolução parcial), já passaram da data de término e têm saldo em aberto. Para cada um aparecem número do contrato, cliente, data em que venceu e saldo devedor, com link direto para o contrato.
É a lista mais urgente da locadora, porque junta dois riscos: dinheiro que não entrou e equipamento que não voltou. Comece o dia por ela e siga a régua de como cobrar cliente em atraso.
Atenção a um detalhe: quem já devolveu o equipamento e ainda deve não aparece nessa aba. Para esses, use a lista de contratos, na aba Em aberto, que mostra todo contrato com saldo pendente, qualquer que seja o status. Se o cliente sumiu de vez, o caminho seguinte está em cobrança judicial de locação.
Ranking de clientes: quem sustenta a locadora
A aba mostra os 10 clientes com maior valor em contratos criados nos últimos 90 dias, com quantidade de contratos e total locado. Rascunhos e cancelados ficam de fora.
Na maioria das locadoras, três ou quatro nomes dessa lista respondem por boa parte do faturamento. Use o ranking para três coisas:
- Proteger os grandes: prioridade na reserva, condição mensal, contato direto. Ideias em fidelizar clientes na locadora.
- Perceber quem sumiu: cliente que estava no ranking no trimestre passado e saiu merece uma ligação.
- Medir dependência: se um único cliente passa de 30% do total, a locadora está exposta.
O que os relatórios do SIGLE não fazem
Para não criar expectativa errada:
- Não há exportação para Excel ou PDF dos relatórios.
- Não há DRE, margem por equipamento nem custo de manutenção. Essas contas continuam fora do sistema, como em DRE simples para locadora.
- O faturamento mostra sempre os últimos seis meses. Para outros períodos, use o filtro da tela de Pagamentos.
- A ocupação é do dia, sem histórico. O histórico é você quem guarda.
Para o dia a dia, o painel inicial complementa os relatórios com contratos ativos, vencendo em breve, vencidos sem devolução e valor a receber, explicados em alerta de vencimento de contrato de locação.
Comece a ter número de verdade
Relatório só é confiável se o dado entra certo: contrato lançado na hora, devolução registrada no dia, pagamento com data e forma. Quando isso vira rotina, os quatro relatórios saem sozinhos, sem planilha de fim de mês. Crie sua conta grátis no SIGLE, sem cartão, lance os contratos da semana e veja o seu pátio em número já no primeiro fechamento.
Perguntas frequentes
Qual relatório uma locadora pequena deve olhar primeiro? O de inadimplência, porque mostra equipamento vencido na rua com saldo em aberto. É dinheiro e patrimônio em risco ao mesmo tempo.
O relatório de faturamento mostra o valor dos contratos ou o que foi pago? No SIGLE, mostra o que foi pago, pela data de cada pagamento lançado. Contrato fechado e não pago não entra no faturamento do mês.
Funcionário consegue ver os relatórios? Não. No SIGLE, a tela de relatórios é exclusiva do papel de proprietário. Atendente e operador não a veem, o que protege valores e a lista dos maiores clientes.
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