Relatório de faturamento da locadora: os 7 números para fechar todo mês, o modelo pronto e como parar de decidir no achismo do extrato bancário.
O relatório de faturamento da locadora costuma ser o extrato do banco. O dono olha o saldo no fim do mês, compara com o mês passado e conclui que foi bom ou ruim. O problema é que o extrato mistura locação com venda de peça, não separa o que ainda vai entrar, e não diz qual equipamento sustenta o negócio.
Este artigo mostra os sete números que fecham um mês de locadora e o modelo de relatório pronto para copiar.
Os 7 números do fechamento mensal
| # | Indicador | Como calcular | Referência |
|---|---|---|---|
| 1 | Faturamento bruto de locação | Soma dos contratos com competência no mês | Base de tudo |
| 2 | Recebido no mês | O que efetivamente caiu | 85% ou mais do faturado |
| 3 | Inadimplência | (Em atraso ÷ faturado) × 100 | Abaixo de 8% |
| 4 | Ticket médio por contrato | Faturamento ÷ nº de contratos | Comparar mês a mês |
| 5 | Nº de contratos fechados | Contagem | Mede volume comercial |
| 6 | Faturamento por equipamento | Receita de cada item no mês | Revela o que sustenta o pátio |
| 7 | Taxa de ocupação média | Dias alugados ÷ dias úteis | Entre 65% e 85% |
Separe sempre faturado de recebido. Um mês com R$ 42.000 faturados e R$ 30.000 recebidos não é um mês de R$ 42.000: é um mês com R$ 12.000 de problema para resolver na semana seguinte.
Por que faturamento por equipamento muda o jogo
É o indicador que quase nenhuma locadora pequena calcula e o que mais muda decisão de compra.
Exemplo real de composição num mês de R$ 40.000:
| Item | Receita no mês | % do total |
|---|---|---|
| Betoneiras (4 un) | R$ 13.600 | 34% |
| Andaimes e escoras | R$ 11.200 | 28% |
| Marteletes (3 un) | R$ 6.800 | 17% |
| Placa vibratória e vibrador | R$ 4.000 | 10% |
| Serra circular, bomba, diversos | R$ 3.200 | 8% |
| Gerador (1 un) | R$ 1.200 | 3% |
Lendo essa tabela, três decisões aparecem sozinhas: a betoneira merece a quinta unidade, o gerador está imobilizando capital para 3% da receita, e andaime e escora, apesar do ticket baixo por peça, são o segundo pilar do negócio. Nenhuma dessas conclusões sai do extrato bancário. O dimensionamento a partir desses dados está detalhado em estoque mínimo na locadora.
Modelo de relatório mensal
Uma página, sempre no mesmo formato, fechado até o dia 5 do mês seguinte:
BLOCO 1 - Receita
- Faturado no mês: R$ ______
- Recebido no mês: R$ ______
- A receber (em dia): R$ ______
- Em atraso: R$ ______ (___% do faturado)
BLOCO 2 - Operação
- Contratos fechados: ______
- Ticket médio: R$ ______
- Clientes novos: ______ / recorrentes: ______
- Ocupação média do pátio: ___%
BLOCO 3 - Custos
- Manutenção e peças: R$ ______
- Folha e pró-labore: R$ ______
- Aluguel, energia, combustível: R$ ______
- Impostos: R$ ______
BLOCO 4 - Resultado
- Recebido menos custos: R$ ______
- Margem: ___%
BLOCO 5 - Top 5 equipamentos por receita e Top 5 clientes por receita
O bloco 5 é o que dá poder de negociação. Saber que quatro clientes concentram 60% do faturamento muda a forma como você trata renovação e prazo de pagamento, e mostra o risco de depender demais de uma construtora só. Para diluir essa concentração, o caminho está em como conseguir clientes construtoras para a locadora.
Os três erros mais comuns no fechamento
- Contar caução como receita. Caução é garantia, não faturamento. Entra e sai. Misturar infla o mês e cria um buraco quando a devolução acontece.
- Ignorar o que ainda não venceu. Contratos mensais em curso são receita contratada. Sem eles, o mês seguinte parece vazio e você toma decisão de corte sem necessidade.
- Fechar sem separar locação de venda de material. São margens diferentes. Juntas, escondem que a locação está indo mal enquanto a venda segura o resultado.
E acompanhe o relatório junto do fluxo de caixa: faturamento diz se você vende, fluxo de caixa diz se você sobrevive até o dinheiro entrar. O passo a passo está em fluxo de caixa para locadora de equipamentos.
Com que frequência olhar cada coisa
| Frequência | O que olhar |
|---|---|
| Diário | O que sai, o que volta, o que está atrasado |
| Semanal | Contas a receber vencidas e régua de cobrança |
| Mensal | Os 7 indicadores e o relatório completo |
| Trimestral | Faturamento por equipamento e decisão de compra ou venda |
Montar esse relatório à mão, extraindo contrato por contrato do caderno ou da planilha, leva um dia inteiro e por isso não acontece. É a razão pela qual a maioria das locadoras chega ao fim do ano sem saber qual equipamento deu lucro.
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Perguntas frequentes
Qual a diferença entre faturamento e recebimento na locadora? Faturamento é o valor dos contratos com competência no mês, tenha o cliente pago ou não. Recebimento é o que entrou no caixa. A diferença entre os dois é a sua inadimplência mais o que ainda está no prazo.
Qual margem é considerada boa numa locadora de equipamentos? Locadoras estruturadas costumam trabalhar entre 25% e 40% de margem líquida depois de manutenção, folha, estrutura e impostos. Abaixo de 20%, o problema quase sempre está no preço da diária ou na ocupação baixa.
Preciso de contador para fazer o relatório de faturamento? Não. O contador cuida da obrigação fiscal; o relatório gerencial é seu e serve para decidir. São documentos diferentes e o segundo é o que faz você comprar ou não a próxima betoneira.
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