Combustível na locação de equipamentos: quem paga e quanto

Combustível na locação de equipamentos é aquele custo que parece pequeno até a conta do mês chegar. Gerador que volta com o tanque na reserva, mini carregadeira devolvida no seco, placa vibratória com gasolina velha e água no carburador: cada um desses casos vira dinheiro da locadora indo embora, ou uma discussão no balcão que você perde por falta de registro. Este artigo mostra os modelos de cobrança, quanto cobrar de taxa de reabastecimento e como medir o nível de um jeito que o cliente não consiga contestar.

Quatro modelos de cobrança de combustível

O modelo "cheio e cheio" é o mais simples, mas na prática o cliente devolve com o ponteiro um pouco abaixo e jura que encheu. Por isso a maioria das locadoras que trabalham com diesel acaba no segundo modelo: sai cheio e o que faltar é cobrado, sem negociação.

Quanto cobrar de taxa de reabastecimento

O cliente que devolve sem abastecer obriga alguém da equipe a sair com galão, ir ao posto e voltar. Esse tempo tem custo. As duas formas mais usadas:

• Preço do litro mais acréscimo: de 20% a 40% sobre o preço pago no posto. Com diesel S10 a R$ 6,30, o litro cobrado fica entre R$ 7,60 e R$ 8,80.
• Preço do litro mais taxa fixa: R$ 20 a R$ 40 por reabastecimento, independente da quantidade.

Para máquinas de tanque pequeno, a taxa fixa funciona melhor, porque 2 litros de gasolina com 30% de acréscimo não pagam nem o deslocamento. Para tanque grande, o acréscimo percentual é mais justo e mais fácil de explicar.

Consumo e tanque por equipamento

Saber o consumo médio ajuda a orçar o modelo "incluso" e a conferir se a devolução faz sentido. Faixas de referência para equipamentos comuns de locadora:

Os valores de reabastecimento consideram gasolina perto de R$ 6,60 e diesel S10 perto de R$ 6,30, sem a taxa. Confira o preço da sua região antes de montar a tabela de balcão.

Combustível na locação de equipamentos com diária inclusa

Quando o combustível vai dentro da diária, faça a conta pelo uso esperado, não pelo tanque. Um gerador de 15 kVA rodando 10 horas por dia consome de 30 a 40 litros, algo entre R$ 190 e R$ 250. Se a diária seca está em R$ 380, a diária com combustível precisa ficar entre R$ 590 e R$ 650 para não perder margem. Diária com combustível incluso abaixo disso é desconto disfarçado.

A lógica de preço segue a mesma de quanto custa alugar um gerador: o insumo entra no custo do dia, e o dia precisa pagar o insumo com folga.

Combustível errado e contaminação

Pior que devolver no seco é devolver com o combustível errado. Os casos mais comuns:

1. Gasolina em motor diesel. Pode danificar bomba injetora e bicos. Conserto de R$ 1.500 a R$ 6.000 em gerador ou mini carregadeira.
2. Diesel em motor a gasolina. O motor não pega ou trabalha engasgando. Exige drenar tanque, limpar carburador e trocar vela.
3. Água no tanque. Galão sujo ou abastecimento na chuva. Filtro separador entupido e motor falhando.
4. Mistura errada em motor 2 tempos. Óleo de menos funde o motor. Óleo de mais carboniza vela e escapamento.

Esses casos não são cobrança de combustível, são avaria. Entram na conta de equipamento devolvido quebrado e precisam de laudo ou orçamento da oficina para cobrar sem discussão.

A cláusula que evita a briga

Inclua no contrato um texto curto e objetivo:

O equipamento é entregue com tanque cheio, conforme registro fotográfico da saída. Na devolução, os litros faltantes serão cobrados ao preço de R$ ___ por litro, já incluída a taxa de reabastecimento. Abastecimento com combustível diferente do indicado, ou contaminado, será tratado como avaria e cobrado conforme orçamento técnico.

O preço por litro escrito no contrato tira o assunto da mesa: o cliente sabe antes quanto vai pagar, e o atendente não precisa negociar. O mesmo cuidado aparece no modelo de contrato de locação de gerador, que traz a cláusula de combustível dentro do contrato completo.

Como medir sem dar margem para contestação

• Foto do marcador na saída e no retorno, com o horímetro no mesmo enquadramento quando houver.
• Vareta ou régua graduada para tanques sem marcador confiável.
• Teste na frente do cliente, como no checklist de devolução de gerador.
• Valor registrado no mesmo dia, junto com qualquer taxa de limpeza que também se aplique.

No SIGLE não existe um campo específico de combustível. O registro fica pela vistoria com foto na saída e no retorno, com até 8 fotos por equipamento, e o valor cobrado pode ser lançado como pagamento no próprio contrato, com observação, recalculando o saldo. Se hoje essa conferência depende da memória de quem estava no balcão, vale testar o fluxo com seus próprios equipamentos: crie uma conta de teste no SIGLE e registre a próxima saída de gerador com as fotos do tanque.

Perguntas frequentes

Quem paga o combustível na locação de equipamentos? Em regra, o cliente. A locadora entrega com tanque cheio e o cliente devolve cheio ou paga os litros faltantes, a não ser que o contrato diga que o combustível está incluso na diária.

Quanto cobrar por litro quando o equipamento volta sem combustível? O mais comum é o preço do posto mais 20% a 40%, ou o preço do posto mais uma taxa fixa de R$ 20 a R$ 40 por reabastecimento. O valor deve estar escrito no contrato.

Combustível errado no equipamento é cobrado como combustível? Não. Gasolina em motor diesel, água no tanque ou mistura errada são avaria e devem ser cobrados pelo orçamento do conserto, com fotos e laudo da oficina.