Medição de locação de equipamentos: como faturar a obra

A medição de locação de equipamentos é o documento que a construtora exige antes de pagar qualquer centavo. Enquanto o cliente pessoa física paga a diária no balcão, a construtora trabalha com boletim de medição: a locadora informa o que ficou na obra no período, o engenheiro confere, aprova e só então o financeiro libera a nota para pagamento. Quem não domina esse fluxo vê o dinheiro atrasar 60 dias por causa de uma linha errada.

Este guia mostra como montar a medição, como tratar devolução parcial e troca de equipamento no meio do mês e como evitar a glosa, o corte que a construtora faz quando discorda de um item.

O que é a medição e por que a construtora exige

Na obra, tudo é pago por medição: concreto, mão de obra, empreiteiro e equipamento locado. É a forma que a construtora tem de conferir o que foi efetivamente usado antes de pagar, e de apropriar o custo no centro de custo certo da obra.

Para a locadora, isso muda três coisas:

1. O faturamento é mensal, não por contrato. Um contrato de 4 meses gera 4 medições.
2. O pagamento depende de aprovação. Sem o de acordo do engenheiro ou do almoxarife, a nota não entra no fluxo de pagamento.
3. O prazo começa a contar da aprovação, não da entrega do equipamento. É comum a construtora pagar em 28 a 45 dias depois da nota aprovada.

Se você está começando a atender construtoras, o contexto completo está em clientes construtoras para a locadora.

O que vai no boletim de medição de locação de equipamentos

Dois cuidados que evitam metade das discussões: use o mesmo período de corte que a construtora usa (muitas cortam no dia 25 para fechar o mês contábil) e sempre identifique o equipamento pelo patrimônio, não só pelo nome.

Como calcular os dias quando o equipamento entra ou sai no meio do mês

A regra mais usada é a diária proporcional, também chamada de pro rata. O equipamento com preço mensal de R$ 900 que ficou 12 dias no período medido entra como R$ 900 dividido por 30, vezes 12: R$ 360.

Três situações que confundem:

• Devolução parcial. Cada lote devolvido sai da medição na data da devolução. Por isso cada devolução parcial precisa de data e quantidade registradas, como explicado em termo de devolução de equipamento.
• Troca por defeito. Se a locadora trocou uma betoneira quebrada, os dias em que o cliente ficou sem equipamento não entram. Registre a data da troca.
• Mínimo contratual. Se o contrato prevê cobrança mínima de 30 dias, deixe isso claro na linha do item, com referência à cláusula.

Glosa: por que a construtora corta a medição

Glosa é o valor que o engenheiro recusa. As causas mais comuns:

• Equipamento cobrado depois da data em que a obra diz ter devolvido.
• Quantidade de peças diferente da contagem do almoxarifado.
• Frete ou avaria sem comprovação.
• Preço diferente do pedido de compra ou do contrato assinado.
• Medição enviada depois do prazo de corte, que empurra tudo para o mês seguinte.

A defesa contra glosa é documento: termo de entrega assinado, termo de devolução com data, fotos de saída e retorno e o pedido de compra anexado. Com isso, a discussão acaba em minutos.

Impostos e retenções: o que muda na medição

Locação pura de bem móvel não é serviço, e por isso não sofre incidência de ISS, conforme a Súmula Vinculante 31 do STF. O detalhe está em locação de equipamentos paga ISS. Na prática, a construtora às vezes tenta reter ISS ou INSS na fonte por costume. Se a locação vem com operador, a situação muda e pode haver retenção. Deixe a natureza da operação clara na nota e alinhe com o seu contador. O que emitir está em nota fiscal de locação de equipamentos.

O impacto no caixa da locadora

Entre o equipamento sair do pátio e o dinheiro entrar, uma locação para construtora pode levar de 45 a 75 dias: 30 dias de período medido, de 5 a 10 dias de aprovação e mais 28 a 45 dias de prazo de pagamento. Três contratos grandes ao mesmo tempo podem travar o caixa de uma locadora pequena. Planeje esse descasamento com o capital de giro para locadora antes de fechar o primeiro contrato grande, e acompanhe o que já foi pago e o que falta em cada contrato, como em pagamento parcial na locação.

Medição sem planilha paralela

A medição sai certa quando a locadora sabe, dia a dia, o que está em cada obra. No SIGLE, cada contrato guarda o endereço da obra, a data de entrega, cada devolução parcial com data e quantidade, as renovações, os fretes e as avarias, e os pagamentos recebidos com o saldo recalculado. O sistema não emite o boletim no formato da construtora, mas reúne todos os dados que você precisa para montá-lo em poucos minutos, sem caçar informação no caderno.

Se você atende construtoras e ainda fecha a medição garimpando papel, vale testar: crie sua conta no SIGLE e cadastre o próximo contrato de obra já com a data de cada entrega e devolução.

Perguntas frequentes

Com que frequência a locadora deve enviar a medição? O padrão é mensal, seguindo a data de corte da construtora, que costuma ser entre os dias 20 e 25. Pergunte a data de corte antes do primeiro envio para não perder um mês de faturamento.

Posso cobrar o mês inteiro se o equipamento saiu no meio do período? Só se o contrato prever cobrança mínima mensal. Sem essa cláusula, a construtora vai glosar os dias em que o equipamento não esteve na obra, e o correto é cobrar pro rata.

O que fazer quando a construtora glosa um item da medição? Peça o motivo por escrito, envie os documentos que comprovam o item (termo de entrega, termo de devolução, fotos e pedido de compra) e, se aprovado, inclua o valor na medição seguinte como ajuste.