Contas a receber da locadora sem planilha: veja o saldo de cada contrato, quem está em aberto, quem venceu e quanto entrou no mês, em 15 minutos.
Contas a receber da locadora é a pergunta que todo dono faz na sexta-feira à tarde: quanto tenho para receber, de quem e desde quando. Na maioria das locadoras pequenas, a resposta mora em três lugares ao mesmo tempo: o caderno do balcão, o extrato do banco e a memória de quem atendeu. Quando os três não batem, alguém deixa de pagar e ninguém percebe.
Este artigo mostra como organizar o contas a receber a partir do contrato, que é onde a dívida nasce, e como fazer isso no SIGLE numa rotina semanal curta.
Por que o contas a receber da locadora é diferente
Uma loja vende e recebe. A locadora aluga, prorroga, cobra frete de entrega e de retirada, aplica multa por atraso, desconta avaria da caução e às vezes recebe em três parcelas. Cada contrato vira uma pequena conta corrente.
Por isso planilha de contas a receber genérica não funciona bem: ela não sabe que o contrato foi prorrogado, que metade dos andaimes voltou ou que o frete de retirada ainda não foi lançado. O saldo certo só existe se ele for calculado dentro do contrato.
As 4 perguntas que o controle precisa responder
| Pergunta | Onde responder no SIGLE |
|---|---|
| Quanto tenho para receber dos contratos em andamento? | Card "A receber" no painel |
| Quais contratos ainda têm saldo, em qualquer situação? | Aba "Em aberto" na lista de contratos |
| Quem passou da data de devolução e ainda deve? | Aba "Vencidos" da lista e aba Inadimplência dos relatórios |
| Quanto entrou de fato neste mês? | Tela de Pagamentos, filtrando o período |
Saldo por contrato: o ponto de partida
No SIGLE, todo contrato mostra três números: o total, o que já foi pago e o saldo. O total soma os itens, as prorrogações, os fretes de entrega e retirada, a multa por atraso e as avarias lançadas na devolução, já descontado o desconto geral. Cada pagamento é lançado no próprio contrato com data, valor, forma (dinheiro, Pix, cartão, transferência, boleto, cheque ou outro) e a que se refere: locação, frete, multa, avaria ou geral.
O saldo é recalculado a cada pagamento lançado, editado ou apagado. Isso permite o pagamento parcial na locação sem conta de cabeça: o cliente paga a entrada na retirada, uma parcela no meio e o restante na devolução, e o contrato mostra o que falta. Cada pagamento gera um recibo próprio para enviar ao cliente.
A aba "Em aberto": a lista que pega todo mundo
A lista de contratos tem abas de atalho: Todos, Vencendo, Vencidos e Em aberto. A aba Em aberto mostra todo contrato cujo valor pago ainda é menor que o total, e na versão de computador a tabela traz as colunas Total e Saldo lado a lado.
O ponto importante é que ela pega contratos em qualquer status. O cliente que já devolveu o equipamento e não pagou continua aparecendo ali, mesmo com o contrato marcado como Devolvido. Esse é justamente o devedor que mais escapa, porque a máquina já voltou e o assunto "parece resolvido". Dois cuidados na leitura:
- Ignore os contratos com status Rascunho, que ainda não valem como dívida.
- Contrato Cancelado com saldo não deveria existir. Se aparecer, revise o lançamento.
Painel e relatórios: a visão de cima
O card A receber do painel soma o saldo dos contratos em andamento (ativos e devolvidos parcialmente). É o número rápido para saber quanto ainda vai entrar das locações que estão na rua.
Já a aba Inadimplência dos relatórios do sistema de locação lista os contratos em andamento que passaram da data de fim e ainda têm saldo. Repare que nem o card nem essa aba incluem quem já devolveu tudo e não pagou. Para esse grupo, a fonte é a aba Em aberto.
Rotina de 15 minutos por semana
- Segunda-feira, 5 minutos: abra a aba Em aberto, ordene mentalmente pelos maiores saldos e separe quem já devolveu.
- Mande a cobrança: use as mensagens prontas de cobrança para quem passou do combinado. Saldo de cliente que já devolveu vai primeiro.
- Quarta-feira, 5 minutos: confira a aba Vencidos. Contrato vencido sem devolução é aluguel correndo e risco de multa por atraso.
- Sexta-feira, 5 minutos: na tela de Pagamentos, filtre a semana e compare o total do período com o extrato do banco. Diferença é pagamento não lançado ou lançado no contrato errado.
Com isso, o fluxo de caixa da locadora passa a ter um número confiável de entrada prevista, e a inadimplência aparece em dias, não em meses.
O que o SIGLE não faz
Para não haver surpresa: o SIGLE registra os pagamentos que a locadora recebe e calcula o saldo, mas não emite boleto nem cobrança Pix para o cliente da locadora, não envia lembrete automático de vencimento e não exporta o contas a receber para planilha. A cobrança em si continua sendo feita por você, só que agora com a lista certa na mão.
Comece hoje
Se o seu contas a receber ainda depende do caderno, cadastre os contratos em andamento e lance os pagamentos já recebidos. Em uma tarde você enxerga quem deve e quanto. Crie sua conta grátis, sem cartão e teste a aba Em aberto com os seus próprios contratos.
Perguntas frequentes
Como saber quanto a locadora tem para receber? Some o saldo de cada contrato, não o total alugado. No SIGLE, o card "A receber" mostra o saldo dos contratos em andamento e a aba "Em aberto" lista todos que ainda devem.
O cliente que já devolveu o equipamento aparece no contas a receber? Sim, na aba "Em aberto" da lista de contratos, que pega qualquer status. O card do painel e a aba de inadimplência consideram só contratos em andamento.
O SIGLE emite boleto para o cliente da locadora? Não. O sistema registra os pagamentos recebidos por qualquer forma, calcula o saldo e gera recibo, mas a cobrança é feita pela própria locadora.
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