Termo de entrega de equipamento: o que incluir, como registrar o estado de saída e quem assina. Modelo pronto para a locadora usar a partir de hoje.
O termo de entrega de equipamento é o documento que prova que o cliente recebeu o que alugou, em que estado e em que data. Parece burocracia, mas é ele que dá base para tudo que vem depois: a cobrança de avaria, o cálculo de atraso e a discussão sobre qual unidade saiu do pátio. Sem termo de entrega, a devolução não tem com o que ser comparada.
Este guia mostra o que o termo precisa ter, quem deve assinar, como usar foto na saída e um modelo pronto para adaptar.
Termo de entrega de equipamento não é o contrato
Muita locadora acha que o contrato assinado basta. Não basta, porque os dois documentos provam coisas diferentes:
| Documento | O que prova | Quando assina |
|---|---|---|
| Contrato de locação | Preço, prazo, multa, responsabilidades | Antes da saída |
| Termo de entrega | O que saiu, em que estado e para onde | No momento da entrega |
| Termo de devolução | O que voltou, em que estado e quem recebeu | No retorno |
O contrato pode ser assinado dias antes, por um diretor da construtora. O termo de entrega é assinado por quem recebeu o equipamento na obra, no dia. As cláusulas que o contrato precisa ter estão em cláusulas essenciais no contrato de locação.
Os 8 campos do termo de entrega de equipamento
- Número do contrato, para ligar a entrega à locação certa.
- Nome e documento do cliente.
- Data da entrega, que marca o início da contagem de diárias.
- Local da entrega: endereço do cliente ou nome e endereço da obra.
- Lista de itens com quantidade.
- Número de patrimônio de cada unidade. "3 betoneiras" não prova nada; "betoneiras 04, 07 e 11" prova.
- Estado de saída de cada item, com espaço para conferência.
- Declaração de recebimento e assinaturas da locadora e de quem recebeu.
Se quem vai retirar não é o titular do contrato, anote o nome do responsável pela retirada. Em obra, quase nunca é o dono da construtora que assina.
Foto na saída: o que transforma o termo em prova
A frase "recebido em bom estado" é padrão em qualquer termo. Ela ajuda, mas o cliente sempre pode dizer que não conferiu. A foto tirada na saída, anexada ao termo, fecha essa porta: mostra o tambor limpo, o cabo inteiro, a carenagem sem trinca.
Três regras para a foto valer:
- Uma foto por unidade, com o patrimônio visível.
- Foto do ponto que mais quebra: cabo e plugue no martelete, tambor e coroa na betoneira, mangueira e engate no compressor.
- Foto tirada no pátio, antes de carregar, não na obra depois de descarregar.
O passo a passo completo da conferência está no checklist de saída e devolução de equipamentos.
Quem assina o termo de entrega
Assina quem recebeu fisicamente o equipamento. Se for entrega na obra, o mestre, o encarregado ou o almoxarife. Peça nome legível e documento. Se o cliente mandou um motorista retirar no balcão, o motorista assina e o nome dele vai no termo como responsável pela retirada.
Quando ninguém assina, a locadora perde a principal prova de que o equipamento saiu naquele estado. Nos casos mais graves, é o que complica até a recuperação de equipamento, como mostrado em cliente sumiu com equipamento alugado.
Modelo de termo de entrega de equipamento
TERMO DE ENTREGA DE EQUIPAMENTO
Contrato nº ___. Cliente: ___, CPF/CNPJ . Data da entrega: //. Local: ___. Responsável pela retirada: ___.
Item Qtd. Patrimônio Estado de saída Conferido ___ ___ ___ ___ ( ) Declaro ter recebido os equipamentos acima descritos, em bom estado de funcionamento e conservação, comprometendo-me a devolvê-los nas mesmas condições ao término da locação, salvo desgaste natural pelo uso. Declaro ainda ciência do registro fotográfico anexo.
Assinatura da locadora: ___. Assinatura de quem recebeu: ___.
Termo de entrega pronto em PDF, com as fotos da saída
Preencher o modelo à mão a cada saída toma tempo e depende da letra de quem está no balcão. No SIGLE, o termo de entrega sai em PDF direto do contrato, já com cliente, data de entrega, local (endereço do cliente ou da obra), itens, quantidades e o patrimônio de cada unidade. O estado de saída vem da vistoria feita com fotos pelo celular, e as fotos entram no próprio termo como registro fotográfico da saída. Se quiser, você configura a empresa para que nenhum contrato seja ativado sem as fotos de saída. Depois, é só marcar no contrato que o termo foi assinado, e a data fica registrada. Veja também como o contrato de locação em PDF sai no mesmo fluxo.
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Perguntas frequentes
O termo de entrega substitui o contrato de locação? Não. O contrato define preço, prazo e responsabilidades. O termo de entrega prova o que saiu, em que estado e para quem. A locadora precisa dos dois.
Preciso de um termo de entrega para cada locação? Sim. Cada saída de equipamento gera o seu termo, com a data e o patrimônio das unidades entregues. Se o cliente buscar mais itens depois, faça um novo termo para eles.
O termo de entrega precisa de foto? Não é obrigatório, mas é o que dá força ao documento. Com a foto da saída anexada, o cliente não consegue alegar que o equipamento já saiu avariado.
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