Sistema para locadora de ferramentas: o que controlar

Um sistema para locadora de ferramentas precisa ser rápido no balcão acima de tudo. Martelete, esmerilhadeira, serra mármore, lixadeira e furadeira saem de manhã e voltam no fim da tarde, às vezes duas vezes no mesmo dia. Uma locadora com 80 ferramentas elétricas faz facilmente 15 a 30 retiradas por dia. Se o contrato demora 10 minutos, forma fila, e o funcionário acaba anotando no caderno "para lançar depois". O depois nunca chega.

Este artigo mostra o que o sistema precisa controlar numa locadora de ferramentas, o que muda em relação a máquinas grandes e como testar antes de contratar.

Por que locadora de ferramentas é diferente

Por unidade o valor é baixo, mas o volume transforma pequenas perdas em prejuízo grande. Dez marteletes que não voltaram ao longo do ano são de R$ 15 mil a R$ 25 mil.

O que um sistema para locadora de ferramentas precisa controlar

1. Cada ferramenta pelo número de patrimônio

Martelete é tudo igual na prateleira. Sem número de patrimônio por unidade, você não sabe qual martelete voltou com o mandril quebrado nem qual já foi para a oficina três vezes no mês. O método de numeração e etiqueta está em controle de patrimônio na locadora.

2. Situação de cada unidade em tempo real

Disponível, locada, em manutenção ou baixada. Com giro diário, o balconista precisa saber em segundos se há uma serra mármore livre, sem ir até a prateleira. É o controle de pátio aplicado ao ritmo da ferramenta.

3. Contrato em poucos cliques

Cliente já cadastrado, ferramenta escolhida pela unidade, data de devolução e valor. O contrato e o termo de entrega precisam sair em PDF na hora, prontos para assinar. Contrato que exige preencher 20 campos a cada retirada não sobrevive ao sábado de manhã.

4. Acessórios e itens por quantidade

Brocas, ponteiros, talhadeiras e discos não precisam de número de patrimônio, mas precisam constar no contrato com quantidade. É onde o aumento de tíquete com acessórios vira receita e onde a broca que não voltou vira cobrança.

5. Vistoria com foto na saída e na volta

Ferramenta pequena volta com carcaça trincada, cabo emendado com fita ou peça trocada por uma pior. Foto rápida pelo celular na entrega e na devolução resolve a discussão.

6. Multa por atraso calculada automaticamente

Ferramenta que era para 1 dia e fica 4 deixa de alugar para outros clientes. O cálculo precisa sair sozinho na devolução, a partir da data prevista, sem conta de cabeça.

7. Histórico por cliente

Com muita pessoa física e autônomo, saber quem já atrasou, quem devolveu com dano e quem aluga toda semana é o que define se você pede caução ou libera direto. O tema de caução está em caução na locação de equipamentos.

Checklist para testar o sistema antes de contratar

Faça com as suas ferramentas reais, no período grátis:

• Cadastrei 5 marteletes como unidades com patrimônio e 1 tipo de broca por quantidade
• Fiz um contrato completo, com cliente novo, em menos de 3 minutos
• A unidade locada deixou de aparecer como disponível
• O contrato e o termo de entrega saíram em PDF na hora
• Registrei foto de saída e de retorno pelo celular
• Devolvi com 2 dias de atraso e a multa foi calculada
• Consultei o histórico do cliente e vi os contratos anteriores

Se o sistema falhar no tempo do contrato, não adianta ter os outros recursos: o balcão volta para o caderno. Os critérios gerais de escolha estão em sistema para locadora de equipamentos: 7 critérios.

Quanto a falta de controle custa numa locadora de ferramentas

Conta para uma locadora com 80 ferramentas elétricas e 20 retiradas por dia:

São mais de R$ 22 mil por ano em perdas que um controle por unidade e uma vistoria com foto evitam em boa parte.

Como o SIGLE atende locadora de ferramentas

O SIGLE permite cadastrar cada ferramenta como unidade numerada, com patrimônio, número de série e situação (disponível, locada, em manutenção ou baixada), e cadastrar acessórios por quantidade. O contrato sai em PDF com termo de entrega e devolução, o controle de pátio mostra o que está na rua e com quem, a multa por atraso é calculada na devolução e a vistoria com foto é feita pelo celular. Cada cliente fica com o histórico de contratos.

Sendo direto: o SIGLE não faz leitura de código de barras na retirada. A busca é pelo código ou nome da unidade, o que para a maioria das locadoras de ferramentas já é mais rápido que o caderno.

Crie sua conta grátis, sem cartão, em sigle.app.br/registrar e faça o checklist acima com 5 ferramentas do seu pátio hoje.

Perguntas frequentes

Qual o melhor sistema para locadora de ferramentas? O que faz contrato em poucos minutos, controla cada ferramenta pelo patrimônio, bloqueia a unidade locada ou em manutenção e registra foto na saída e na volta. Velocidade no balcão é o critério número um.

Preciso numerar cada ferramenta ou basta controlar a quantidade? Ferramenta elétrica deve ser numerada, porque é ela que quebra, some e vai para a oficina. Acessório barato, como broca e disco, pode ser controlado por quantidade.

Locadora pequena de ferramentas precisa de sistema? Com até 20 ferramentas e poucas retiradas por dia, planilha dá conta. Acima disso, o volume de contratos diários faz o caderno perder unidade e atraso sem ninguém perceber.